Gestion des examens intras et finaux

Surveillance et soutien aux étudiants durant leur examen

Selon les modalités d’un examen, une ou deux personnes personnes en assureront respectivement la surveillance et le soutien.

Rôle de la personne surveillante

  • Prépare la salle d’examens.
  • Contrôle les entrées et les sorties des étudiants et étudiantes.
  • Communique les directives et veille au respect des consignes.
  • Exerce une surveillance active et discrète dans le but de dissuader toute intention de plagiat ou de communication entre les personnes étudiantes.
  • Inscrit au rapport d’observation toute situation nécessitant une attention particulière.
  • En cas d’anomalie, prend les actions appropriées pour que l’examen se poursuive dans des conditions normales le plus rapidement possible.

Rôle de la personne répondante

  • Assurer une présence directe et rassurante pour les étudiants et étudiantes pendant l’examen.
  • Demeurer disponible par clavardage Teams pour son groupe et répond rapidement par écrit aux demandes d’assistance en appliquant les protocoles de résolution de problèmes ou, au besoin, en escaladant la situation vers les équipes de soutien.
  • Inscrire au rapport d’observation toute situation nécessitant une attention particulière.

La présence de cette personne évite que l’équipe enseignante ne soit sollicitée par les personnes étudiantes durant les examens. Plus la personne répondante en sait sur votre examen, mieux ce sera pour votre groupe. Nous vous recommandons donc de transmettre les modalités et les particularités de votre examen par courriel à surveillant@hec.ca afin que le Registrariat mette ces informations à la disposition des personnes répondantes.

Examen Présentiel Numérique en présentiel Numérique à distance
Personne surveillante x x
Personne répondante x x
Une chaise vide exprimant l'absence

Gestion des absences

  • Examen : La personne étudiante doit remplir le formulaire « Avis d’absence à un examen » et suivre les instructions requises, au plus tard cinq jours ouvrables suivant la date de l’examen. Le Registrariat recevra et traitera ce formulaire selon le processus habituel:
    • Examen intratrimestriel : Si le motif de l’absence est jugé valable, la pondération sera reportée à l’examen final.
    • Examen final : Si le motif de l’absence est jugé valable, l’examen sera différé au prochain trimestre où le cours est offert.
  • Autres évaluations (quiz, travaux, etc.) : La personne étudiante doit communiquer directement avec la personne enseignante dans les cinq jours ouvrables suivant la date d’évaluation. Tel que stipulé dans l’article 3.3.1 du règlement pédagogique, la personne enseignante devra valider avec la coordonnatrice ou le coordonnateur du cours qui jugera si le motif est valable et autorisera, s’il y a lieu, la reprise de l’évaluation manquée ou la modification de la pondération. L’obtention de l’autorisation du Registrariat n’est pas nécessaire. Ce sera à la personne enseignante de communiquer la décision à la personne étudiante, et s’il y a lieu, lui indiquer les modalités de reprise ou de modification à la pondération.

Gestion des interruptions

L’avis d’interruption est possible uniquement pour les évaluations numériques (à distance ou en salle).

Si l’étudiant ou l’étudiante rencontre un problème technique et ne réussit pas à terminer l’examen à l’heure de fin, il faut remplir le formulaire « d’interruption » en suivant les instructions requises, au plus tard 1 heure après la fin de l’examen. Les directives spécifiques aux examens numériques encadrent justement ces situations.

En remplissant le formulaire, la personne étudiante renonce à ce que son examen soit corrigé et accepte que :

  • Intra : la pondération est reportée à l’examen final.
  • Final : l’examen est différé au prochain trimestre où le cours sera offert

Dès que l’avis d’interruption est complété, la personne enseignante concernée recevra un courriel pour l’informer qu’elle n’a pas à corriger la copie de cette personne étudiante. Cette décision est irréversible. Ainsi, si cette copie est corrigée par mégarde et que la personne étudiante désire conserver la note obtenue, il ne lui sera pas possible de le faire.

Si une personne commence l’examen et ne dépose pas un avis d’interruption à cause d’un problème technique, ou le dépose après le délai de 1 heure après la fin de l’examen, l’examen est corrigé et la note finale pour le cours est versée (peu importe si un problème technique a été signalé pendant l’examen).

Si le problème est inconnu de la personne étudiante pendant l’examen mais constaté au moment de la correction (ex. : fichiers corrompus, perte de données dans Test&Quiz, etc.), et si possible, la personne enseignante corrige ce qui a été fait et verse la note. La personne étudiante fera une demande de révision et aura le choix de garder sa note après révision ou demander un « Incomplet » pour le cours (examen différé).

Important : pour les tests et examens en mode synchrone, dès que la personne étudiante clique pour commencer son test ou son examen, elle ne peut plus demander un avis d’absence pour maladie ou enjeu lié à la COVID-19. Elle consent donc à avoir les capacités requises pour terminer l’évaluation (voir le dernier alinéa de l’article 3.2.2.1 du Règlement pédagogique).

Processus en cas de problème pendant un travail ou un examen asynchrone

Il n’y a pas de personne répondante assignée aux examens asynchrones et aux travaux à remettre. La personne étudiante doit communiquer directement avec la personne enseignante et celle-ci devra juger si le motif de son absence est valable. Elle devra par la suite informer la personne étudiante de sa décision, et s’il y a lieu, lui indiquer les modalités de reprise ou de modification à la pondération.

  1. La personne étudiante doit tenter de se reconnecter à ZoneCours, puis à son évaluation.
  2. Si cela ne fonctionne pas, il faut écrire à soutien.ti@hec.ca en suivant ces consignes :
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